이번 시간에는 실사자가 왔을 때 대응 시 주의사항을 알아보려고 합니다. 규제기관 또는 CMO 등 위탁사의 실사자가 갑질을 하기 위해 오는 것은 아니지만, 주의해서 나쁠 건 없을 겁니다.
실사 시 주의사항의 목적은 세 가지 입니다.
1) 실사자가 우리를 믿게 해야 합니다.
2) 실사자를 편안하게 해 주어야 합니다.
3) 모든 것이 우리의 관리 및 통제하에 있다는 확신을 주어야 합니다.
약간씩의 사례를 들어 살펴 보겠습니다.
- 대응자는 우리의 process와 information을 알고 있어야 합니다. 실제 수행자가 아니더라도 대응 전에 파악하고 와야 합니다.
- 단순히 실사자에게 SOP를 제공하는 것이 아니라 절차와 목적, 간략한 설명이 필요합니다.
- 실사자의 요청이 적시에 처리되어야 합니다. 부족한 경우 회사 내 '소통의 실패'로 간주될 수 있습니다. 답변을 위해 ready(war) room에 대응자가 도착한 경우 audit room은 대응자의 도착, 예정된 답변 등을 파악할 수 있어야 합니다.
- 거짓말을 하지 않아야 합니다. 보여주기 불편한 것이 있다면 너무 상세히 보지 않도록 전략화 해야 합니다.
- 실사자가 존중받고 있음을 느끼게 해 주어야 합니다. 실사자가 우리에게 요청하지 않더라도 원하는 것을 가질 수 있도록 노력해야 합니다. 개인 공간을 침범하지 않도록 합니다.
- 실사자와 갈등을 일으키지 않도록 합니다.
- 실사자의 질문을 이해하고, 질문의 의도를 확인하는 것이 중요합니다. 실사자의 추가 질문이 없도록 효과적으로 설명합니다.
- 실사를 위해 각자의 위치에서 모두 준비 상태여야 합니다. (Inspection Ready)
실사자의 요청에 빨리 대응하고, 숨기거나 거짓말 하지 않으며, 문서화된 절차(SOP)로 설명하고 데이터와 기록으로 그 절차를 증명합니다.
가장 중요한 것은 각자의 일에 자신감을 갖는 것입니다. 실사자는 약한 부분을 찾는 사람들입니다. 자신감의 결여는 실사자가 계속 질문하게 만들 수 있습니다.
감사합니다!