이번 시간에는 실사 대응을 준비하는 장소에 대해 설명하고자 합니다.
실사를 대응하려면 실사장만 필요한 것이 아니라 실사자에게 보여줄 문서를 검토하고, 실사 대응을 준비할 장소가 필요합니다.
이 장소를 war room/ready room 등으로 불립니다. 저는 war room으로 표현하겠습니다.
War room 관리자의 주요 역할은 아래와 같습니다.
- 실사 대응자를 준비
- 실사자에게 무엇을 보여주고 답변할 것인지 결정
- 답변 준비상태를 실사장과 공유
- (매일) 지적사항 목록을 관리
- 실사장에 제공할 문서의 전달을 위한 인원을 관리
- war room에 대한 접근 및 보안을 관리
- 제한 시간(ASAP) 내 문서를 준비
* 실사자가 요구한 시점부터 최대 24시간 이내
War room에서 수행하는 업무는 크게 두 가지로 볼 수 있습니다.
1. 실시간 모니터링
: 실사장 기록자의 노트북은 war room의 모니티링 노트북과 공유하여 실시간으로 실사자와 실사 대응자간의 대화를 확인
- 실사자와 실사 대응자간의 대화를 war room 관리자에게 업데이트
- 실시간으로 지적사항을 업데이트
- 대응을 마친 실사 대응자의 상태(실사 대응 분위기, 실사자의 주요 관심사 등)를 확인
2. 문서 준비
- 문서 검토 목록를 관리
- 실사자에게 제공한 문서 복사본 목록을 관리
- 실사자의 자료 요청 시 15분 내로 대응자와 대응 문서를 확인하고 준비
- 실사장에 문서 제공 전 최종적으로 선별
- 실사자 요청 시 파일(PDF 등) 제공을 준비
이 외에도 war room에서 실사장에 문서를 제공하는 인원(보통 대응자가 가지고 들어가지만) 또한 관리하는 역할을 합니다.
보통 2~ 3명 정도의 실사자가 각자 점검 대상을 정해서 옵니다. 어떤 실사자에게 어떤 대응 자료와 답변자를 준비 시키고 실시간으로 실사장에서 어떤 내용이 오가는지 확인하여 어떤 추가 자료 및 대응이 필요한지 예상할 수 있어야 하는 것이 war room 관리자에게 필요한 역량입니다.
예를 들어 실사자가 자율 점검의 절차를 물어볼 경우 자율 점검의 연간 계획은 어떻게 수립하고, 자율 점검 수행 시 계획서/보고서의 작성하는지, 점검은 누가 어떤 자격으로 수행하는지 등을 흐름에 따라 설명하기 위한 자료를 준비하게 됩니다.
(실시간 모니터링이 이루어지는) 실사 대응 중 실사자의 추가적인 요청(e.g. 자율점검 수행자에 대한 교육)이 있을 경우 war room에서는 필요한 문서를 확인(e.g. 실사자 자격을 위한 교육 기록)하여 실사장에 제공하는 등의 추가 준비 및 대응을 war room에서 하게 되는 것입니다.
실사장에서의 실사 대응을 원활히 하기 위해서는 많은 준비가 필요하며, 실사 준비 장소는 단순히 실사 답변을 위한 대기 장소가 아닌 1차적인 대응 준비를 하는 곳으로 인식해야 합니다.
또한 실사 준비 장소 관리자는 실사 대응을 위한 문서를 모두 파악하고 있어야 원활한 실사 대응이 가능합니다.
감사합니다!